Mantener la integridad de los estados financieros es fundamental para una empresa. Sin embargo, esto supone un reto en un entorno de crecientes volúmenes de transacciones y una presión cada vez mayor para reducir el tiempo de cierre de los periodos.
Las cifras inexactas pueden dejar a los directores financieros ciegos ante los problemas o hacer que la empresa parezca menos valiosa de lo que es. En sectores muy regulados, la información financiera inexacta es un problema aún mayor, ya que puede poner a las empresas en apuros legales.
Cada final de periodo, los equipos financieros tienen que conciliar miles de registros para cerrar los libros. El principal problema al que se enfrentan es lo manual y lenta que resulta esta actividad, que da lugar a errores y a estados financieros inexactos.
Algunas organizaciones intentan acelerar el ciclo de cierre y elaboración de informes simplemente pidiendo a los empleados que trabajen horas extraordinarias, un coste añadido para la empresa y muy estresante para los empleados.
Los líderes buscan optimizar el proceso y minimizar los errores, asegurándose de que tienen acceso a cifras fiables. La buena noticia es que, con una buena planificación, un enfoque práctico basado en la tecnología en la nube y el aprovechamiento de la automatización, es posible agilizar el proceso.
He aquí cinco formas de mejorar sus conciliaciones de cuentas:
Las organizaciones deben estandarizar la política, el proceso y las plantillas de conciliación de cuentas en toda la empresa.
Al definir una operación estándar, se reduce la posibilidad de omitir pasos u otros errores que repercuten en la calidad del proceso de conciliación.
Cuando una conciliación requiere la participación de varios equipos y personas de distintas oficinas, es fácil que algo se escape y que el incumplimiento de los plazos se convierta en la norma.
Es esencial dejar claro quién tiene que hacer qué y cuándo. La rendición de cuentas es crucial cuando se trata de cumplir la política y los procesos de la empresa, así como las leyes, reglamentos y normas.
Establecer la propiedad y la responsabilidad de cada conciliación de cuentas también aumenta la capacidad de los empleados para obtener resultados. Cuando el equipo tiene muy clara la responsabilidad de cada uno, puede centrarse en actuar en lugar de perder el tiempo intentando averiguar qué hacer.
Aproveche la nube para garantizar que su equipo tenga una visión clara y actualizada del estado actual de la conciliación.
Tener acceso a los datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet tiene muchas ventajas, sobre todo ahora que la mayoría de la gente trabaja a distancia. Las tecnologías basadas en la nube permiten a los empleados acceder a su trabajo desde cualquier lugar.
Aunque el departamento de contabilidad puede hacerlo todo en una hoja de cálculo Excel o a mano, la conciliación manual deja los datos expuestos a errores humanos, especialmente cuando se trata de un gran volumen de registros. Además, lleva mucho tiempo, es ineficaz y es la principal responsable de los largos plazos de cierre de los periodos.
Un proceso de conciliación manual también es difícil de auditar y no es un método de trabajo ágil. Considere la posibilidad de adoptar la tecnología para un cierre de periodo más eficiente y breve.
Al tener que cotejar cientos de entradas manualmente, los empleados disponen de poco tiempo para ocuparse de errores, discrepancias y/o pagos pendientes. El retraso en la identificación de los errores hace que sea más difícil abordarlos, lo que se traduce en costosas amortizaciones para la empresa. Si no se controlan, estos mismos errores pueden comprometer la integridad de la información financiera.
Afortunadamente, existen herramientas que pueden automatizar el proceso de conciliación de cuentas, lo que permite a los equipos financieros centrarse en los asientos extraordinarios y detectar los errores con mayor rapidez.
Un software de conciliación de cuentas puede automatizar hasta el 90% de la conciliación de transacciones, reduciendo significativamente el riesgo de errores humanos y de manipulación de datos financieros. También ofrece una trazabilidad y un cumplimiento totales, al tiempo que ahorra cientos de horas.
Un ejemplo es SmartConciluna solución de conciliación de cuentas basada en la nube que admite datos transaccionales de cualquier fuente. SmartConcil aplica una lógica definida por la empresa para cotejar automáticamente millones de registros en cuestión de minutos, lo que garantiza la precisión y la visibilidad en tiempo real de las cifras financieras de la empresa.
Las conciliaciones de cuentas son una parte vital del cierre financiero. Un proceso eficiente puede reducir el tiempo de cierre del periodo y mejorar la precisión de los números.
Además, en un entorno de creciente volumen de transacciones, el uso eficaz de la tecnología es esencial para obtener datos precisos, oportunos y transparentes.
¿Ha aplicado alguna de estas medidas en su empresa? Comparta con nosotros su experiencia.
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